Weniger Arbeit durch E-Mails
Mit der Reihe “Tipp am Montag”, möchte ich euch eine neue Kategorie in meinem Blog präsentieren. Mir kommen in der Woche immer viele Ideen, wie man seinen Alltag und vorallem seinen Alltag vor dem Computer besser organisieren kann. Um diese Ideen nicht sinnlos verstreichen zu lassen, möchte ich diese gerne einmal in der Woche hier in dieser Kategorie veröffentlichen.
Die E-Mail Flut kann kommen
Jeder kennt es, man kommt Montag früh ins Büro, öffnet sein Mailprogramm und es kommt eine Flut an Newslettern, Remindern und anderen E-Mails die einen daran erinnern, in der letzten Woche nur die Hälfte geschafft zu haben. Spätestens jetzt hat man das Gefühl: “Wäre ich mal im Bett geblieben…”
Dieses Phänomen ist leider, und damit beginnen wir gleich mit dem Negativen, nicht abzustellen. Auch eine Optimierung ist in diesem Fall – nicht möglich! Was hilft, ist eine Schadensbegrenzung!
E-Mail Programm richtig eingestellt
Ich habe mein E-Mail Programm stets so eingestellt, dass unwichtige E-Mails sofort in meinem Spam-Filter oder einem extra angelegten Ordner landen, um mir die Arbeit und somit auch die Zeit beim Thema “E-Mails” nicht drastisch zu erhöhen. Sinnvoll ist es auch, sein E-Mail Programm nicht ständig laufen zu lassen, um bei jeder neuen E-Mail wieder erneut von der Arbeit abgehalten zu werden. Wenn man gerade in einer aufwendigen Analyse steckt und dann alle 5 Minuten von einer neuen E-Mail unterbrochen wird, kann man schlicht und ergreifend nicht effektiv Arbeiten und seine Projekte absolvieren.
E-Mail Sprechzeiten
Mein E-Mail Programm hat sogenannte Sprechzeiten. In dieser Zeit, meistens einmal am Morgen, einmal am Mittag und einmal kurz vor dem Feierabend öffne ich meine neuen E-Mails und sortiere diese sofort nach der Wichtigkeit in meinem Postfach. Habe ich erst einmal einen Plan erstellt, arbeite ich diesen ab, ohne dabei etwas anderes zu tun. Schließlich sollte eine E-Mail vom Kunden mit der selben Sorgfalt behandelt werden, wie eine Analyse oder ein neues Webdesign.
Wie organisierst du deine E-Mails? Hast du auch so eine Art “Sprechzeit” oder stören dich die ständigen Ablenkungen nicht bei der Arbeit? Ich bin gespannt wie deine Meinung zu diesem Thema ist.
6 Kommentare zu "Weniger Arbeit durch E-Mails"
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Wise words! Bin da leider immer viel zu inkonsequent – aber eigentlich seh ich das ähnlich. Mails zu und nur zu ausgewählten Zeiten checken – allerdings kams dann auch schon vor, dass der Chef nervös wurde, weil nicht sofort eine Antwort kam. Aber da muss man durch
Eigentlich sollte auch 2x täglich checken reichen. Nur wer von uns bekommt das wirklich hin, die Finger vom Mailaccount zu lassen?
Ich mach es übrigens weitgehend genau so. Mailprogramm früh an, Mittags an und Abends an.
Das ist super. Im Grunde muss man das auch für Twitter machen.
Sascha da muss man nicht durch sondern da muss dein Chef durch. Es ist erwiesen, dass Multitasking nur Mist wird und nicht funktioniert. Wenn du deine Projekte dadurch schneller durch bringst wird dein Chef dann auch verstehen warum deine Mails nicht sofot beantwortet werden.
Ja, auch Twitter ist so ein Störfaktor beim effektiven Arbeiten. Ich mache lasse Tweetie immer nebenbei laufen und gucke dann immer mal alle 1-2 Stunden drauf und filter dann schnell die neuen Tweets.
Gleiches gilt im übrigen für meinen RSS-Reader. Den lasse ich jedoch nur 2 mal am Tag durchrödeln.
Hallo, also bei mir wandern Mails, mit denen ich eh nichts am Hut habe ebenfalls direkt in dem Spam Ordner. Diesen sehe ich mir nur oberflächlich einmal durch, wenn ich Zeit habe. Mein Mailprogramm ist ständig im Hintergrund geöffnet. E-Mails mit neuen Aufgaben oder Kundenanfragen sortiere ich nach Wichtigkeit, markiere mir diese als Aufgabe oder trage feste Termine im Kalender ein.
Abgearbeitet wird dann jede Aufgabe nacheinander und die nächste Aufgabe wird je nach Deadline und Wichtigkeit ausgewählt.
Tipps rund um den Umgang mit Emails und Spams gibt es ja viele. Das Problem ist nur, das man sich gar nicht erst aufraffen kann, alles einmal zu sortieren,etc. Denn das ist ja auch mit Arbeit verbunden, die man im Büro nur selten hat. Aber die sollte man sich dann wohl einfach nehmen.